De kleine lettertjes

Privacyverklaring

Concept van 3 november 2026

Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens Advent Village gebruikt, waarom, wie ze verder verwerkt en welke rechten u hebt. Ze gaat over drie groepen mensen: kopers (die een huisje bouwen), ontvangers (die de deurtjes openen) en bezoekers van het dorp.

Nr. 1Wie verantwoordelijk is

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens is de in Portugal gevestigde eenmanszaak die Advent Village onder die naam runt. De wettelijke naam, het geografische adres en het fiscale nummer zijn op verzoek verkrijgbaar via hello@theadventvillage.com. Contact voor alles wat met uw gegevens te maken heeft: hello@theadventvillage.com.

We zijn een heel klein bedrijf en de wet verplicht ons niet om een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen; dat hebben we dan ook niet gedaan. Schrijf naar het bovenstaande adres over alles wat met uw gegevens te maken heeft.

Nr. 2Wat we verzamelen van kopers

Wanneer u een huisje bouwt, slaan we het volgende op:

De namen die u invult: voor wie het huisje is en van wie (elk maximaal 40 tekens), en de naam van het huisje (maximaal 32 tekens). De naam van het huisje bestaat in eerste instantie uit uw beider namen en is openbaar op de kaart; u kunt die dus veranderen in wat u maar wilt.
Uw keuzes: land, stijl van het huisje, perceel, de tijdzone waarin de deurtjes opengaan en de taal van de website.
Uw e-mailadres, als u het in ons formulier invult. Doet u dat niet, dan vraagt Stripe er bij het afrekenen om en ontvangen wij het van Stripe. We gebruiken het om u uw persoonlijke bewerklink te sturen, die tegelijk uw orderbevestiging is. We mailen u alleen opnieuw als u op onze pagina "Mail me mijn link" om uw links vraagt, als u ons schrijft, of als we u moeten informeren over een beslissing over uw huisje (zie ons inhoudsbeleid). We sturen geen nieuwsbrieven, marketing of herinneringen na kerst.
Betalingsgegevens: prijs, btw, valuta, de datum van betaling, het land dat voor de btw is gebruikt en de referenties van Stripe voor de betaling. We ontvangen nooit uw volledige kaartnummer.
Uw IP-adres, dat alleen tijdens het betalen bij uw bestelling wordt opgeslagen, zodat één persoon niet veel percelen kan vasthouden met onafgemaakte betalingen. We verwijderen het zodra uw betaling is bevestigd.
Via de link van welk huisje u hier kwam, als u via "Maak er een voor iemand" vanuit het huisje van iemand anders kwam. We gebruiken dit alleen om te tellen hoeveel huisjes uit uitnodigingen voortkomen, en het wordt samen met uw huisje verwijderd.
Wat u achter de deurtjes zet: tekst en foto's. Foto's worden in afgeschermde opslag bewaard en alleen getoond via links die na een paar uur verlopen. Wanneer u een foto vervangt, verwijderen we de oude.

Als u begint met betalen maar niet afrondt, verwijderen we de onafgemaakte bestelling binnen ongeveer 35 minuten.

Nr. 3Wat we verzamelen over ontvangers

Ontvangers geven ons zelf niets. Wanneer ze een deurtje openen, registreren we het nummer van de dag, wanneer het voor het eerst werd geopend en hoe vaak. We laten de koper zien welke deurtjes zijn geopend. We slaan bij deze registratie het IP-adres van de ontvanger niet op.

De deurtjes kunnen persoonsgegevens bevatten over de ontvanger en over andere mensen (namen, foto's, herinneringen). De koper bepaalt wat erin komt. Wij slaan het op en tonen het alleen aan mensen die de links van het huisje hebben.

Nr. 4Wat we verzamelen over bezoekers

Iedereen die de dorpskaart bezoekt, ziet de naam, de stijl, het land en het perceel van elk huisje. Dat is bewust openbaar, en iedereen kan het van de kaart downloaden.

Onze hostingproviders verwerken uw IP-adres en technische basisgegevens (browser, tijdstip van het verzoek) om de website te leveren en te beveiligen. We gebruiken geen advertentietrackers.

Bezoekersstatistieken

Om te zien welke pagina's mensen gebruiken en waar ze afhaken, tellen we bezoeken en een paar stappen (bijvoorbeeld "is begonnen met het bouwen van een huisje" of "heeft een deurtje geopend") met PostHog, gehost in de EU (Frankfurt). Dit is zo ingesteld dat er geen cookies worden gebruikt en niets in uw browser wordt opgeslagen, dat uw scherm of klikken niet worden opgenomen en dat er geen profiel van u wordt opgebouwd. Voordat er iets wordt verzonden, worden de privégedeelten van webadressen (uw bewerklink, de naam van een huisjeslink, betalingsreferenties) verwijderd. We kijken alleen naar totalen. PostHog ontvangt bij elk verzoek uw IP-adres, en ons PostHog-project is zo ingesteld dat het dit weggooit in plaats van opslaat. [CHECK: vóór de lancering bevestigen dat "Discard client IP data" is ingeschakeld in de projectinstellingen van PostHog.]

Als u ons vraagt uw links te mailen

Op onze pagina "Mail me mijn link" vult u het e-mailadres in waarmee u hebt betaald. Horen daar huisjes bij, dan sturen we één e-mail met de links naar dat adres. Op de pagina laten we niet zien of er huisjes bij het adres horen. Om misbruik te voorkomen bewaren we 24 uur lang een versleutelde versie (keyed hash) van het adres en van uw IP-adres, zodat we kunnen beperken hoe vaak links worden aangevraagd. We kunnen die niet terugrekenen naar het adres of het IP-adres.

Als u een huisje meldt

Wanneer u "Meld dit huisje" gebruikt of ons een melding mailt, bewaren we om welk huisje het gaat, de reden, wat u hebt geschreven (maximaal 500 tekens) en uw e-mailadres als u dat opgeeft, zodat we kunnen antwoorden. Om misbruik van het formulier te voorkomen, bewaren we een versleutelde versie van uw IP-adres die elke dag verandert en niet kan worden gebruikt om u in de loop van de tijd te identificeren.

Nr. 5Waarom we uw gegevens gebruiken, en onze rechtsgrond

Om uw huisje te leveren (het bouwen, de betaling ontvangen, uw bewerklink sturen, uw links opnieuw sturen als u erom vraagt, de deurtjes op de juiste dag tonen, u laten zien welke deurtjes zijn geopend): uitvoering van onze overeenkomst met u (AVG art. 6 lid 1 onder b).
Om de naam, de stijl, het land en het perceel van het huisje op de openbare kaart te tonen: uitvoering van de overeenkomst, omdat een huisje in een gedeeld dorp precies is wat u koopt.
Het registreren van geopende deurtjes voor de koper: ons gerechtvaardigd belang, en dat van de koper, om te laten weten dat het cadeau is aangekomen (art. 6 lid 1 onder f). We registreren alleen de dag, het tijdstip van de eerste keer openen en een aantal. Ontvangers kunnen daartegen bezwaar maken door ons te schrijven.
Om misbruik te voorkomen (het aantal onafgemaakte betalingen per IP-adres beperken, het aantal meldingen en linkaanvragen begrenzen): ons gerechtvaardigd belang om het dorp werkend en veilig te houden.
Bezoekersstatistieken: ons gerechtvaardigd belang om, uitsluitend in totalen, te begrijpen hoe de website wordt gebruikt.
Het behandelen van meldingen en moderatie, en het informeren van de betrokkenen over onze beslissingen: onze wettelijke verplichtingen onder de Europese digitaledienstenverordening (Digital Services Act) (art. 6 lid 1 onder c), en ons gerechtvaardigd belang om het dorp veilig te houden.
Betalings-, factuur- en belastinggegevens (waaronder het land van uw betaalgegevens, waarvan de btw-regels afhangen): wettelijke verplichting onder de Portugese en Europese belastingwetgeving.
Het beantwoorden van uw berichten: ons gerechtvaardigd belang om u te helpen, of de overeenkomst.

We nemen geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten, en we maken geen profiel van u.

Nr. 6Wie uw gegevens verder verwerkt

We gebruiken de volgende dienstverleners om het dorp te laten draaien. Zij verwerken gegevens namens ons op basis van verwerkersovereenkomsten.

Supabase (database en opslag van foto's). Gegevens worden opgeslagen in de EU, in Ierland (regio eu-west-1). Uw browser maakt ook rechtstreeks verbinding met Supabase om de live kaart te tonen en foto's te laden.
Vercel (hosting van de website; onze servercode draait in de EU, in Dublin).
PostHog (EU, Frankfurt) voor de cookieloze bezoekersstatistieken uit artikel 4.
Resend (verstuurt de e-mail met uw bewerklink, en uw links opnieuw als u erom vraagt). De e-mails worden verstuurd vanuit de EU-regio van Resend, in Ierland.
Stripe (betalingen). Stripe gebruikt betalingsgegevens ook voor eigen doeleinden, zoals fraudepreventie en zijn wettelijke verplichtingen, als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke onder zijn eigen privacybeleid.
Een gecertificeerde Portugese factuurdienst en de Portugese belastingdienst (Autoridade Tributária e Aduaneira). De Portugese wet vereist een factuur voor elke verkoop, en elke factuur wordt aan de belastingdienst gemeld. Op de factuur staan wat u hebt gekocht, de prijs en de datum; uw naam of fiscaal nummer staan er alleen op als u ons daarom vraagt. Als we u de factuur per e-mail sturen, ontvangt de factuurdienst ook uw e-mailadres. We bewaren facturen 10 jaar, zoals de wet vereist.

E-mail aan ons supportadres wordt verwerkt door Google (Gmail).

Sommige van deze bedrijven zijn gevestigd in de Verenigde Staten of kunnen van daaruit toegang tot gegevens hebben, bijvoorbeeld voor support of beveiliging. Vercel, Stripe, Resend en Google zijn gecertificeerd onder het EU-VS-gegevensprivacykader (EU-US Data Privacy Framework), waarvoor de Europese Commissie een passend beschermingsniveau heeft vastgesteld (Besluit (EU) 2023/1795). Supabase en PostHog, en als aanvullende waarborg de overige dienstverleners, gebruiken in hun verwerkersovereenkomsten de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914).

We verkopen uw gegevens niet en delen ze niet met adverteerders. We kunnen gegevens aan autoriteiten verstrekken als de wet dat vereist.

Nr. 7Hoelang we gegevens bewaren

Huisjes, deurtjes, foto's, namen, e-mailadressen en registraties van geopende deurtjes: tot 30 juni van het jaar na de kerst waarvoor het huisje was (voor dit seizoen: 30 juni 2027), daarna worden ze automatisch verwijderd. U kunt ons vragen uw huisje eerder te verwijderen. Als een huisje wordt terugbetaald of verwijderd, wordt het meteen gewist.
Onafgemaakte bestellingen: ongeveer 35 minuten.
IP-adres bij een bestelling: tot de betaling is bevestigd, of ongeveer 35 minuten als dat niet gebeurt.
Meldingen over huisjes: tot dezelfde 30 juni als het huisje waarover ze gaan, daarna worden ze verwijderd. Namen en e-mailadressen in ons interne overzicht van supportacties worden op die datum ook verwijderd, of eerder als het huisje wordt verwijderd.
Versleuteld e-mailadres en IP-adres voor "Mail me mijn link": 24 uur.
Betalingsgegevens (bedrag, btw, valuta, datum, het land dat voor de btw is gebruikt, referenties van Stripe): 10 jaar na het jaar van betaling, omdat de Portugese en Europese btw-wetgeving dat vereisen, daarna worden ze automatisch verwijderd. Deze gegevens bevatten niet uw naam, uw e-mailadres of iets uit uw huisje. Stripe bewaart zijn eigen betalingsgegevens onder zijn eigen privacybeleid.
E-mails die u ons stuurt: 2 jaar na het einde van het gesprek, of langer zolang een klacht of juridische claim daarover loopt.
Back-ups die onze databaseprovider maakt, worden volgens zijn eigen schema overschreven, meestal binnen 7 dagen.

Nr. 8Cookies en de opslag in uw browser

We gebruiken geen cookies of browseropslag voor tracking, statistieken of advertenties, en daarom tonen we geen cookiebanner. We slaan alleen op wat strikt noodzakelijk is voor iets waar u om hebt gevraagd:

Een cookie met de naam "lang", die onthoudt welke van de negen talen van de website u hebt gekozen. Deze blijft één jaar bewaard.
Het concept van het bestelformulier, in de sessieopslag van uw browser terwijl u een huisje bouwt (gewist wanneer u het tabblad sluit), zodat u bij een geannuleerde betaling niet kwijtraakt wat u hebt geschreven.
Niet-opgeslagen tekst van deurtjes, in de lokale opslag van uw browser, zodat u bij het herladen of een slechte verbinding uw woorden niet kwijtraakt. Op een gedeelde computer blijft dit in de browser staan totdat het is opgeslagen.
Of u de openingsfilm al hebt gezien, of het geluid aanstaat en of u de tip bij de kaart hebt gesloten, in de lokale opslag.

De medewerkers van het dorp zelf loggen in op een supportomgeving met een beveiligde sessiecookie; bezoekers krijgen die nooit. Volgens de Portugese wet op de privacy in de elektronische communicatie (Lei n.º 41/2004, art. 5) is voor opslag die strikt noodzakelijk is voor een dienst waar u om hebt gevraagd geen toestemming nodig. U kunt dit alles op elk moment wissen in de instellingen van uw browser.

Nr. 9Uw rechten

U hebt het recht om een kopie van uw gegevens te vragen, ze te laten corrigeren, ze te laten verwijderen, het gebruik ervan te laten beperken of er bezwaar tegen te maken, en de gegevens die u ons hebt gegeven in een overdraagbaar formaat te ontvangen. Schrijf naar hello@theadventvillage.com. We antwoorden binnen een maand.

Omdat er geen accounts zijn, moeten we controleren of een verzoek van de juiste persoon komt. Meestal vragen we u te schrijven vanaf het e-mailadres dat bij het huisje hoort, of aan te tonen dat u de persoonlijke bewerklink hebt.

Bent u een ontvanger, of iemand die in een deurtje te zien is, en wilt u dat er iets wordt verwijderd, schrijf ons dan ook. We bekijken het en verwijderen het als dat gerechtvaardigd is, en laten het de koper weten.

U kunt een klacht indienen bij de Portugese toezichthouder voor gegevensbescherming, de Comissão Nacional de Proteção de Dados (cnpd.pt), of bij de toezichthouder in het land waar u woont of werkt (in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens, in België de Gegevensbeschermingsautoriteit).

Nr. 10Kinderen

Kopers moeten 18 jaar of ouder zijn. Ontvangers kunnen elke leeftijd hebben, maar geven ons zelf geen gegevens. Als een deurtje een foto van een kind bevat, is de koper ervoor verantwoordelijk dat hij of zij toestemming heeft om die te delen.

Nr. 11Wijzigingen

Als we deze verklaring wijzigen, passen we de datum bovenaan aan. Als een wijziging van belang is voor huisjes die al zijn gebouwd, laten we het kopers waar mogelijk per e-mail weten.